Nouveautés mai 2026

Rapports trimestriels

Génération automatique d'un rapport PDF par trimestre (T1/T2/T3) qui synthétise :

• Pédagogie : moyenne école, médiane, écart-type, taux réussite, distribution des notes en histogramme, top/flop classes, élèves à risque avec trajectoire
• Finances : funnel facturé / encaissé / impayés, sparkline 6 mois
• Alertes RH : bulletins de paie, masse salariale, charges patronales, alertes pointage
• Signaux automatiques : phrases d'inférence (« 9ème B en chute libre », « Math excellent niveau », etc.)
• Avancement chantiers : barres de progression Examens / Cours / Bulletins / Recouvrement / Paie

Cycle de vie : Draft → Published → Archived. À la publication, une notification est envoyée à toute l'équipe et un événement est ajouté au calendrier de l'école.

Export DGI Mali

Génération du fichier déclaratif annuel pour la Direction Générale des Impôts au format Excel multi-onglets :

• Couverture : identité école (Nom, IFU, NIF, RCCM, Centre des impôts), totaux annuels, espace signature
• ITS : récap par employé × 12 mois (formulaire 7034)
• INPS : cotisations salariales (3,6 %) + patronales (~17,4 %) avec plafond 600 000 FCFA
• Charges patronales : Taxe Logement, CFE, TFP, TEJ détaillés
• Recettes BIC : frais scolaires perçus mois par mois

Cycle Draft → Submitted → Archived. Index unique partiel : un seul Submitted par (école, année). Numéro de récépissé saisi manuellement après dépôt physique.

Signature électronique OHADA

Signature électronique conforme à l'Acte uniforme OHADA sur les contrats électroniques (art. 21-28). Permet au directeur de signer bulletins, rapports trimestriels et exports DGI directement depuis l'application :

• Authentification renforcée : code OTP 6 chiffres envoyé par e-mail à chaque signature, valide 5 min, 3 tentatives max
• Intégrité : empreinte SHA-256 du document calculée et persistée
• Horodatage cryptographique : token HMAC-SHA256 vérifiable a posteriori
• Page publique de vérification : /verifier/{token} accessible via QR code, permet à un tiers de re-uploader le PDF pour vérifier l'intégrité
• Image manuscrite : téléversement de votre signature manuscrite (PNG, max 200 Ko) sur /parametres/ma-signature — apposée automatiquement sur les documents signés

Comptabilité SYSCOHADA

Plan comptable SYSCOHADA école seedé automatiquement (~30 comptes essentiels) + écritures comptables avec validation stricte Σ débit = Σ crédit. Quatre pages :

• Plan comptable (/comptabilite/plan-comptable) : 411 Clients, 421 Salaires nets, 431 INPS, 442 État ITS, 521 Banque, 706 Frais scolarité, 661 Salaires bruts, 664 Charges patronales… Modifiable par AdminEcole pour ajouter des comptes custom.
• Balance trimestrielle (/comptabilite/balance) : par compte avec solde début + débit + crédit + solde fin. Indicateur « Équilibrée » si Σ D = Σ C.
• Compte de résultat (/comptabilite/resultat) : Charges classe 6 vs Produits classe 7, encart vert/rouge selon bénéfice/déficit.
• Hooks d'écritures automatiques (livrés en service, à câbler en sprint suivant) : encaissement frais → D 521 / C 706 ; paie → D 661 / C 421 + 431 + 442 + 664 ; mouvement bancaire → D 521 / C contrepartie.

Portail parent enrichi

Espace web dédié aux parents, distinct de l'application principale. Authentification par compte parent (login + mot de passe temporaire fourni par l'AdminEcole, à changer à la première connexion).

• Login parent (/portail/connexion) — formulaire dédié, distinct du login école
• Tableau de bord parent (/portail) — vue consolidée des enfants à l'école : photo, classe, dernière moyenne, alertes en cours (frais en retard, absence non justifiée, bulletin disponible)
• Fiche élève côté parent (/portail/eleve/{id}) — détail : notes par matière, bulletins téléchargeables, historique présences, situation des frais scolaires
• Administration des comptes parent (/parents/comptes) — l'AdminEcole crée les comptes (génération mot de passe temporaire 8 caractères sans 0/O/1/l/I), reset de MDP, désactivation, déverrouillage après 5 tentatives ratées
• Multi-enfants — un seul compte parent peut être rattaché à plusieurs enfants à l'école (fratrie). Le parent choisit l'enfant dans le tableau de bord.
• Sécurité — couche d'authentification séparée (entité ParentAccount distincte de User), cookie distinct, layout dédié ParentLayout sans la sidebar admin. Aucune fuite cross-école possible.

Mouvements bancaires v2

Refonte complète de la page mouvements :

• Bandeau KPI : solde total tous comptes, entrées/sorties du mois avec delta vs mois précédent, nombre de mouvements ce mois
• Mini-cartes par compte bancaire avec sparkline 30 jours (Chart.js), tendance ↑/↓/, cliquables pour filtrer le tableau
• Filtres avancés pliables : compte, type, plage de dates, montant min/max, recherche full-text sur intitulé
• Pagination serveur + tri par colonne : 10/25/50/100 lignes au choix, tri sur N°/Date/Banque/Entrée/Sortie/Solde
• Modal détail : lien vers la fiche source (élève si encaissement de frais, enseignant si paie) + lien vers l'écriture comptable SYSCOHADA générée automatiquement
• Badge « auto » sur les lignes générées par les hooks finances

Fiche formateur enrichie + quotas de stockage

Deux gros chantiers livrés mi-mai :

Fiche formateur

• Liste /enseignants refondue : tuiles synthétiques (effectif, CDI, CDD), onglets En poste / Archivés, design moderne.
• Nouvelle fiche détaillée /enseignants/{id} avec 6 indicateurs (heures de la semaine, classes, matières, élèves enseignés, ancienneté, fin de CDD imminente) et 4 onglets : Profil, Emploi du temps (planning hebdo + vue mois), Documents pédagogiques, Documents RH.
• Documents pédagogiques : l'enseignant téléverse ses supports de cours, choisit le mode de partage (Privé / Toute la classe / Élèves sélectionnés) et publie au portail parent.
• Documents RH : CV, diplômes, contrat… réservé aux profils Administrateur école et RH (l'enseignant lui-même n'y accède pas).
• Permissions salaire : la colonne et les champs Salaire ne sont visibles qu'avec la permission dédiée. Un profil Direction pédagogique peut éditer une fiche sans toucher au salaire.

Quotas de stockage

• Chaque plan tarifaire dispose désormais d'un quota de stockage (TRIAL 100 Mo · STARTER 1 Go · STANDARD 5 Go · PREMIUM 20 Go · ENTERPRISE illimité).
• Page /parametres/abonnement : jauge en temps réel, alertes à 80 % et 100 % de la limite, détail par module (photos, documents).
• Stratégie soft-limit : entre 100 et 120 % du quota les uploads continuent mais le dépassement est facturé. Au-delà de 120 %, les nouveaux uploads sont bloqués pour éviter une explosion de coûts.
• L'Administrateur école peut anticiper et demander une augmentation à l'éditeur sans interruption de service.

Légende des rôles

Connexion (Login)

Page d'entrée. L'authentification se fait par login (et non email) + mot de passe. Après 5 tentatives échouées, le compte est verrouillé jusqu'à intervention de l'AdminEcole.

Navigation (Sidebar)

La navigation latérale est filtrée selon les permissions du compte connecté. Un Formateur ne voit pas les sections Finances. Un Surveillant ne voit pas la Paie sauf sa propre fiche. La sidebar affiche le nom de votre école en haut.

Mon profil

Page accessible à tout utilisateur connecté. Permet de consulter ses informations de compte et de changer son mot de passe sans avoir besoin d'accéder à la page admin /utilisateurs.

Tableau de bord

Vue synthétique de l'année scolaire en cours. Affiche les KPIs principaux de l'établissement : effectifs, formateurs, classes, finances.

Cahier de textes numérique

Le cahier de textes dématérialise le registre pédagogique officiel : chaque séance y est consignée (titre, déroulement, devoirs donnés et échéance, référence au programme), soumise à la direction pour visa, puis consultable par les parents. Les séances sont pré-générées automatiquement à partir de l'emploi du temps, l'enseignant complétant simplement le contenu ; une séance ponctuelle (« ad hoc ») peut aussi être créée à la main.

Côté enseignant — saisie des séances

La page présente la semaine en cours (navigation semaine précédente / suivante / aujourd'hui). Pour chaque séance, l'enseignant renseigne :

• le titre et le déroulement du cours ;
• les devoirs donnés et leur échéance ;
• la référence au programme MEN : un sélecteur propose les chapitres du référentiel officiel pour le couple (niveau de la classe × matière) ; si l'école n'a pas de référentiel chargé, l'enseignant saisit librement son code de programme.

Cycle de vie d'une séance : Brouillon → Soumise (à la direction) → Visée. Une séance non soumise est automatiquement verrouillée à J+7 par un traitement nocturne (elle reste lisible mais n'est plus modifiable), afin de garantir la valeur probante du registre.

Côté direction — visa et statistiques

La direction consulte les séances soumises et appose son visa (équivalent de la signature du chef d'établissement sur le cahier papier). Lorsqu'une séance déjà visée doit être corrigée, l'enseignant ne peut pas la modifier directement : il envoie une demande de correction motivée. La séance passe au statut Correction demandée ; la direction approuve (la séance redevient modifiable) ou rejette la demande. Ce circuit signé conserve la traçabilité de toute modification après visa.

La page /cahier-textes/stats donne à la direction une vue de suivi : taux de remplissage et de visa par classe et par enseignant sur la période.

Côté parent — consultation

Depuis leur portail, les parents consultent en lecture seule les séances visées des classes de leurs enfants : contenu du cours, devoirs à faire et échéances. C'est le prolongement numérique du cahier de textes consultable à la maison.

Lien inspecteur (accès externe)

Pour un contrôle pédagogique externe, l'école génère un lien à jeton donnant un accès en lecture seule, sans compte, à un périmètre de séances. Le jeton est révocable et peut être limité dans le temps : il permet à un inspecteur de l'enseignement de vérifier le cahier de textes à distance sans identifiant ScolaPro.

Admissions — Recrutement et inscriptions

Le module Admissions couvre l'ensemble de la chaîne de recrutement et d'inscription des élèves, de la première candidature jusqu'à la création de l'inscription définitive. Il se compose de trois sous-modules livrés en mai 2026 :

• Pré-inscription en ligne — formulaire public sans compte requis, choix du mode de finalisation (Mobile Money en ligne ou paiement au secrétariat).
• Réinscription en ligne — campagne annuelle pilotée depuis l'AdminEcole, confirmation et paiement de l'acompte par le parent depuis le portail.
• Concours d'entrée — pour les écoles sélectives : inscriptions, convocations anonymisées, saisie de notes par jury, classement et publication des résultats.

Pré-inscription en ligne

Le formulaire public est accessible à toute famille qui visite le sous-domaine de l'école. Aucun compte n'est requis. Activation manuelle par l'AdminEcole via le flag PreInscriptionPubliqueActive (en V1, configuré directement en base ou via un seeder).

Côté parent

1. Ouvre la page /pre-inscription depuis le site de l'école ou depuis le lien proposé sur la page de connexion.
2. Remplit le formulaire en 5 sections : identité du candidat, cible scolaire, responsable légal, pièces jointes (5 max, 10 Mo par fichier, formats PDF, JPEG, PNG, HEIC), choix du mode de finalisation.
3. Choisit son mode de finalisation quand l'école applique des frais de dossier :
   • Payer en ligne avec Mobile Money — redirection vers le fournisseur (Wave, Orange Money, etc.) ;
   • Finaliser au secrétariat — règlement en espèces, chèque ou virement, à effectuer sous 7 jours.
4. Reçoit une référence courte (ex. ADM-A4F9-23) et un lien de suivi anonyme par email.

Côté école — workspace pré-inscriptions

Liste filtrable accessible à /admissions/pre-inscriptions. Filtres : statut, type de candidature, recherche libre. Un onglet dédié « À finaliser sur place » regroupe les dossiers en attente de règlement au secrétariat, triés par échéance ascendante (la file de travail du matin).

Actions disponibles sur une fiche dossier, selon son statut :

• Demander des pièces — sélectionne les pièces manquantes (extrait de naissance, photo, etc.) et message libre au parent. Bascule en Demande de pièces.
• Enregistrer le paiement sur place — uniquement sur les dossiers en attente de finalisation. Modal avec montant, moyen (ESPECES / CHEQUE / VIREMENT), référence et observation. Génère un numéro de reçu unique.
• Valider — confirme le dossier (passe en Validée) prêt à être converti en inscription.
• Refuser — motif obligatoire, communiqué au parent.
• Convertir en inscription — créé un Student, un Parent, un Enrollment et les StudentDocument à partir des pièces. Transaction atomique.

Réinscription en ligne

Une campagne de réinscription est créée à l'approche de la fin d'année scolaire pour reconduire automatiquement les inscriptions vers l'année suivante.

Côté AdminEcole

1. Crée une campagne en brouillon via /admissions/reinscriptions : libellé, année source, année cible, période d'ouverture, mode et montant de l'acompte demandé.
2. Active la campagne : le système crée un dossier AdmissionCandidate Kind=Reinscription par élève actif de l'année source, avec projection automatique de la classe N+1 (via Classroom.NextLevelId). L'AdminEcole peut compléter manuellement les rares cas sans projection automatique.
3. Suit l'avancement dans le tableau de bord : compteurs par statut (confirmées, refusées, en attente), répartition par classe cible, total des acomptes encaissés (en FCFA).
4. Clôture la campagne à la fin de la période — les propositions non confirmées passent automatiquement en Expirée. Une clôture automatique tourne tous les soirs si la date de fermeture est dépassée.

Côté parent — portail

Sur /portail/reinscriptions, le parent connecté voit une carte par enfant éligible avec la classe actuelle, la classe proposée, le montant d'acompte demandé et la date limite de confirmation.

Trois actions possibles :

• Payer en ligne — Mobile Money, création automatique de l'inscription dès réception du paiement.
• Régler au secrétariat — réservation pour 7 jours, paiement en espèces/chèque sur place ; l'inscription est créée à l'encaissement.
• Refuser — motif libre (déménagement, choix d'un autre établissement…), utile à l'école pour l'analyse marketing.

Concours d'entrée

Pour les écoles privées qui sélectionnent à l'entrée d'une classe charnière (6e, 7e, lycée…). Couvre la chaîne complète de la création de la session à la conversion des admis en pré-inscriptions validées.

Création et préparation

1. Crée le concours via /admissions/concours : libellé, date des épreuves, période d'inscriptions, capacité totale, frais d'inscription au concours, classes cibles, mention minimum d'admission (optionnel).
2. Définit les épreuves : matière, ordre, durée, coefficient, barème (par défaut sur 20).
3. Définit les salles d'examen avec leur capacité.
4. Ouvre les inscriptions — les candidats peuvent alors déposer leur dossier (formulaire public identique à 3.1, avec paiement Mobile Money ou secrétariat).
5. À la fin de la période, clôture les inscriptions puis génère les convocations : attribution automatique d'un code candidat anonyme (format S{École}-C{Concours}-{Séquence}), d'une salle et d'un numéro de table par tri alphabétique et distribution round-robin.

Jour J — saisie des notes anonymisée

Les jurys saisissent les notes sur /admissions/concours/{id}/saisie-notes/{epreuve}. L'interface n'affiche que le code candidat — jamais le nom, le prénom, la date de naissance ou la photo. Cette garantie d'anonymisation est verrouillée au niveau du DTO côté serveur, pas uniquement de l'UI.

Champs saisis : note ou case Absent. Le service valide le respect du barème. Bouton Valider par épreuve : verrouille les notes et recalcule le classement intégral du concours (idempotent, tie-break stable sur les ex æquo).

Résultats et conversion

1. Visualise les résultats sur /admissions/concours/{id}/resultats — classement complet avec décision (Admis, Liste d'attente, Refusé) et classe affectée pour chaque admis. Les noms restent masqués jusqu'à la publication.
2. Bouton Publier les résultats : lève l'anonymat, permet l'envoi du mailing aux candidats.
3. Bouton Convertir les admis en pré-inscriptions : les Admis deviennent des candidatures pré-inscription validées, prêtes à être converties en Student + Enrollment par le pipeline standard.

Apprenants

Liste paginée et recherchable de tous les apprenants actifs de l'école. Permet de filtrer par classe et par situation, de créer un nouvel apprenant, ou d'ouvrir une fiche détaillée.

Fiche apprenant

Vue 360° de l'apprenant : état civil, parents responsables, évolution des notes par matière, planning hebdomadaire de sa classe (chantier H.2), historique des paiements de frais.

Apprenants archivés

Liste des apprenants ayant quitté l'école (changement, déménagement, abandon). Ils sont conservés pour historique et peuvent être désarchivés à tout moment.

Apprenants à risque

Liste des apprenants identifiés comme étant en difficulté : moyenne basse, absences fréquentes, frais impayés. Sert d'alerte précoce pour intervention.

Classes

Liste des classes ouvertes pour l'année en cours, par cycle et niveau. Cliquer sur une classe ouvre la fiche détaillée avec la liste des apprenants inscrits.

Passage en classe supérieure

Outil de fin d'année pour faire passer en classe supérieure les apprenants ayant validé leur année (moyenne ≥ seuil défini par classe). Les autres redoublent automatiquement.

Saisie des notes

Saisie dynamique des notes par (classe × matière × période). Modèle flexible : N devoirs + N examens, l'enseignant ajoute des colonnes au besoin. Une fois validée, une note est verrouillée (sauf intervention AdminEcole).

Bulletins

Génération des bulletins scolaires en PDF avec QR code de vérification. Possibilité de générer en masse (toute une classe) ou pour un apprenant unique. Notification automatique au parent par e-mail / SMS / WhatsApp.

Présences

Pointage des présences par session, orchestré par l'emploi du temps (chantier H.2). Plus besoin de choisir manuellement classe + matière — les sessions du jour sont pré-remplies depuis le Schedule de la classe.

Calendrier

Vue calendrier mensuelle / hebdomadaire des événements scolaires : conseils de classe, examens, vacances, réunions parents. Permet de créer / modifier / supprimer des événements.

Bibliothèque

Gestion des livres et des prêts aux apprenants. Inventaire des manuels scolaires de l'école, suivi des emprunts en cours avec date de retour prévue.

Formateurs

Gestion du personnel enseignant et formateur. Liste avec tuiles synthétiques, fiche détaillée à onglets, gestion des documents RH et des supports pédagogiques partageables au portail parent.

Liste

Page /enseignants. Trois tuiles en haut indiquent l'effectif total, le nombre de CDI et de CDD. Deux onglets : En poste (par défaut) et Archivés. Tableau triable avec barre de filtre par code, nom, prénom ou niveau. Chaque ligne propose deux actions : Fiche (ouvre le détail) et Archiver (réservé aux profils habilités).

Création

Bouton + Nouveau formateur : code, nom, prénom, date de naissance, niveau d'enseignement (avec auto-complétion), date d'embauche, type de contrat (CDI / CDD), durée si CDD, salaire de base, email, téléphone.

Fiche détaillée

Accessible via le bouton Fiche de la liste. La page contient :

• Header : avatar avec initiales, nom complet, code, type de contrat, niveau. Badges Titulaire (si l'enseignant est titulaire d'une classe) et Archivé (avec date et motif si applicable).
• Boutons d'action : Modifier la fiche, Fiches de paie (raccourci vers /paie pré-sélectionné sur l'enseignant), Retour à la liste.
• Tuiles d'indicateurs (6 KPI colorés) : Heures cette semaine, Classes assurées, Matières enseignées, Élèves enseignés, Ancienneté, et une 6ᵉ tuile d'alerte qui n'apparaît qu'à moins de 60 jours de la fin du CDD (orange à 30-60 j, rouge si expiré).

Quatre onglets juste en dessous :

Modifier la fiche

Bouton Modifier la fiche sur la fiche détaillée → ouvre une fenêtre d'édition embarquée (sans quitter la fiche). Champs : Nom, Prénom, Niveau, Type de contrat, Date fin CDD, Salaire, Email, Téléphone. Le code n'est pas modifiable.

Archivage

Bouton Archiver sur la liste → fenêtre avec motif obligatoire (Départ volontaire, Fin de CDD, Retraite, Mutation, Décès, Autre). L'enseignant n'apparaît plus dans les listes courantes. L'onglet Archivés permet à l'Administrateur école de Désarchiver ou Supprimer définitivement (saisie du mot SUPPRIMER pour confirmer).

Documents pédagogiques

Onglet Documents pédagogiques de la fiche enseignant. Permet à l'enseignant (ou à l'Administrateur école) de téléverser ses supports de cours, exercices, corrigés, fiches TP, supports audio/vidéo.

Formats acceptés : PDF, JPEG, PNG, Word, Excel, PowerPoint, audio (MP3/WAV/OGG), vidéo (MP4/WebM), ZIP. Taille max : 25 Mo par fichier.

Pour chaque document, un mode de partage est choisi via le bouton Partager :

Chaque document affiche un badge indiquant son mode et la date de publication. Actions : Voir (aperçu nouvel onglet), Télécharger, Partager, Supprimer.

Documents RH

Onglet Documents RH de la fiche enseignant. Visible uniquement par les profils Administrateur école et RH. L'enseignant lui-même n'y accède pas par défaut — ces pièces appartiennent à l'établissement employeur.

Catégories supportées : CV, Diplôme, Contrat de travail, Avenant, Pièce d'identité, Certificat médical, Carte INPS, RIB, Casier judiciaire, Attestation travail antérieur, Lettre de départ, Autre.

Pour chaque document : description libre, date d'expiration, indicateur Renouvellement annuel (utile pour les pièces périssables : certificat médical annuel, casier judiciaire de moins de 3 mois). Les documents expirés sont mis en évidence en rouge.

Formats acceptés : PDF, JPEG, PNG, WebP. Taille max : 25 Mo par fichier.

Bulletin de paie

Calcul automatique du bulletin de paie Mali / AOF (chantier P). 3 sections : Gains (salaire base + indemnités + heures supplémentaires), Retenues salariales (INPS 3,6 % + ITS progressif), Charges patronales (INPS 24 %, TL 1 %, CFE 3,5 %, TFP 2 %, TEJ 2 %).

Paramètres paie

Configuration globale de la paie par école — 3 onglets éditables : taux fiscaux, catalogue d'indemnités, profils paie par formateur. Auto-bootstrap des 14 indemnités historiques Mali (1973-2008) au premier accès.

Emploi du temps

Vue hebdomadaire des cours, par classe ou par formateur. Cliquer sur une case vide ouvre un dialogue d'ajout (matière + formateur + créneau).

Heures effectuées

Récapitulatif mensuel des heures de cours effectuées par chaque formateur. Sert de base au calcul de la paie. Les heures > 100 h dans le mois sont considérées comme heures supplémentaires.

Comptes bancaires

Mouvements

Journal des entrées/sorties d'argent (frais reçus, salaires versés, fournisseurs, etc.). Chaque mouvement est rattaché à un compte bancaire et impacte le solde calculé en temps réel.

Frais scolarité

Suivi des frais d'inscription et de scolarité par apprenant. Encaissement des paiements (cash, Mobile Money, virement). Génération de reçus PDF.

Plan de paiement et échéancier

À l'inscription, le parent choisit la périodicité de paiement des frais de scolarité selon ses moyens. L'application en déduit un échéancier — une suite d'échéances datées — qui permet de suivre les retards et de déclencher les rappels automatiques.

Le montant annuel n'est pas saisi : il est dérivé du barème de la classe (frais de scolarité par période × nombre de mensualités). Le point d'ancrage de la première échéance est la date de fin des inscriptions de l'année scolaire.

Réglages par année (Administrateur école)

Dans /parametres/annees, carte Échéancier des frais : réglez par année la date de fin des inscriptions (point d'ancrage) et le nombre de mensualités (par défaut 9, modifiable). Si la date de fin des inscriptions n'est pas renseignée, l'ancrage retombe sur la date de début de l'année.

Sur la fiche apprenant, onglet Finances

• Carte Plan de paiement : choisissez le plan puis cliquez Générer l'échéancier. Le récap (montant annuel, solde, nombre d'échéances en retard) s'affiche aussitôt.
• Régénérer l'échéancier recrée les échéances après un changement de plan. Par sécurité, l'opération est refusée si un versement a déjà été encaissé (pour ne jamais effacer un paiement).
• Le tableau des échéances indique la date d'échéance de chaque versement et signale les échéances En retard (impayées et dont la date est dépassée).

Rappels automatiques (email, SMS, WhatsApp)

Le service de notifications envoie au parent responsable, sur les canaux activés dans /admin/saas/jobs :

• un rappel avant échéance (3 jours avant la date due) ;
• une relance dès qu'une échéance impayée dépasse sa date d'échéance (au plus une relance tous les 25 jours).

Chaque envoi est tracé pour éviter les doublons. Si l'école coupe tous les canaux, aucun rappel n'est envoyé.

Paramètres école

Identité de l'école : nom, code, logo, couleurs primaire/secondaire, adresse, téléphone, email, devise. Ces infos s'affichent automatiquement sur tous les documents générés (bulletins, paie, reçus).

Mon abonnement et mon stockage

Vue d'ensemble de votre abonnement, de votre usage en temps réel et de l'occupation de votre quota de stockage. Lecture seule — pour modifier le plan, contactez l'éditeur (bouton Demander une mise à niveau en bas de page).

Plan actuel

Carte du plan en cours : code (TRIAL / STARTER / STANDARD / PREMIUM / ENTERPRISE), libellé, description, cycle de facturation (mensuel / trimestriel / annuel), prix appliqué, date de début, prochaine échéance, statut (Actif / En période d'essai / Suspendu).

Usage en temps réel

Quatre vignettes montrent l'usage actuel face aux quotas du plan : Apprenants, Formateurs, Utilisateurs, Classes ouvertes. Une barre de progression colorée indique le pourcentage atteint :

• Verte sous 70 %
• Ambre entre 70 et 90 %
• Rouge au-delà

Un quota à l'infini (∞) signifie illimité — typique des plans ENTERPRISE.

Suivi du stockage

Carte dédiée Stockage :

• Volume total occupé par les fichiers de votre école : photos d'apprenants, documents apprenants, documents enseignants RH, supports de cours pédagogiques.
• Quota effectif (selon votre plan, éventuellement personnalisé par l'éditeur).
• Jauge horizontale colorée et bandeau d'alerte adaptatif.

Trois niveaux d'alerte :

Un repli Voir le détail par module permet de comprendre la répartition : photos d'apprenants, documents apprenants, documents RH formateurs, documents pédagogiques.

Fonctionnalités incluses

Liste des modules activés par votre plan. Une coche verte indique qu'un module est inclus, une croix grise qu'il ne l'est pas. Les modules grisés sont disponibles en passant à un plan supérieur.

Demander un changement de plan

Bouton Demander une mise à niveau en bas de page : envoie une demande à l'éditeur qui vous recontactera pour ajuster votre abonnement ou votre quota de stockage selon vos besoins.

Années scolaires

L'année scolaire est la colonne vertébrale de tous les écrans métier : les inscriptions, les classes ouvertes, la saisie de notes, les bulletins, les frais de scolarité et les statistiques sont toujours rattachés à une année. Une seule année peut être « en cours » à la fois — c'est elle qui s'affiche par défaut dans les sélecteurs partout dans l'application.

Créer une nouvelle année

Formulaire en haut de la page :

• Code : libellé court au format 2024-2025 (vérifié unique pour l'école)
• Date de début : généralement le 1^er septembre
• Date de fin : généralement le 30 juin de l'année suivante (ou 31 juillet selon le calendrier local)

Bouton + Créer l'année. L'année est immédiatement disponible dans tous les sélecteurs sans redémarrage. Vous pouvez en créer plusieurs à l'avance pour planifier l'inscription.

Marquer une année comme « en cours »

Sur la ligne de l'année à activer, cliquez sur le bouton Définir comme courante. L'application :

• Met à false le drapeau « courante » de l'année précédemment active (transition atomique, pas de risque de double-courante).
• Bascule tous les écrans qui filtrent par défaut sur l'année courante (tableau de bord, listes d'élèves, frais scolaires, bulletins).
• Conserve l'historique : l'ancienne année reste consultable via les filtres de chaque écran.

Quand basculer ? Typiquement à la rentrée, une fois que la promotion en bloc des élèves a été effectuée (cf. Promotion fin d'année dans le menu Pédagogie) et que les nouvelles inscriptions sont saisies. Vous pouvez préparer l'année N+1 plusieurs semaines à l'avance et ne basculer qu'au jour J.

Comparaison avec l'année précédente (N-1)

Tableau en bas de page : affiche côte à côte l'année en cours et l'année juste précédente, avec :

• Effectif total inscrit
• Frais de scolarité encaissés
• Delta en valeur absolue et en pourcentage (vert pour une hausse, rouge pour une baisse)

Indicateur utile pour mesurer rapidement la dynamique d'année en année sans avoir à ouvrir le module Rapports.

Bonnes pratiques

• Ne supprimez jamais une année écoulée : les bulletins, notes et frais historiques y sont rattachés. Une année non courante est conservée en lecture seule.
• Une seule année par cycle annuel. Si votre établissement fonctionne en semestres, l'année reste l'unité — les semestres sont gérés via les Périodes du module Bulletins.
• Pour basculer l'année courante en cours de route (rare), assurez-vous que toutes les saisies de notes / frais en attente ont été finalisées sur l'année sortante.

Magasin / Fournitures

Le module Magasin / Fournitures gère le catalogue d'articles revendus aux élèves (tenues, manuels, kits EPS, fournitures de bureau), les variantes (taille, couleur), le stock avec seuils d'alerte, la caisse de vente (comptant / à crédit / inclus dans le forfait inscription) et les consommables internes (craie, marqueurs…) sortis sans facturation. Cf. docs/29-Module-Fournitures.md.

Catalogue

Page /fournitures : grille des articles avec recherche plein-texte et filtre par catégorie. Chaque article a une vignette, un prix unitaire FCFA, un stock courant et une indication actif/inactif. Le bouton + Nouvel article ouvre /fournitures/nouveau (formulaire détaillé : nom, catégorie, prix, image, variantes initiales).

Stock

Page /fournitures/stock avec 2 onglets :

• Articles en stock : tableau triable par disponibilité, alerte rouge sous le seuil. Bouton Approvisionner pour enregistrer une entrée (quantité + référence fournisseur + prix d'achat).
• Consommation interne : sortie d'articles consommables pour usage école (craie distribuée aux classes, marqueurs au directeur…) sans encaissement. Tracé dans l'historique des mouvements.

Historique des mouvements

Chaque entrée et sortie est journalisée : type (achat / vente / consommation / ajustement / inventaire), quantité, utilisateur, date, référence. Filtrable par article et période sur la page /fournitures/rapports.

Caisse

Page /fournitures/vente. Workflow type « tablette caisse » :

1. Recherche de l'élève par matricule ou nom → fiche pré-affichée avec classe et solde frais scolarité.
2. Ajout des articles au panier (variantes choisies dans un picker). Le total se met à jour en temps réel.
3. Choix du mode de paiement :
   • Comptant : encaissement immédiat (espèces / Mobile Money), ticket imprimable.
   • À crédit : ajout au solde frais de l'élève, à recouvrir avec les prochaines échéances.
   • Forfait inscription : déduction de la ligne Fournitures incluse dans le forfait annuel (si applicable).
4. Validation transactionnelle (verrou pessimiste Serializable) : le stock est décrémenté de façon atomique — pas de double-vente possible sur le même lot.

L'historique des ventes est dans /fournitures/ventes : filtres par date, élève, mode de paiement ; ré-impression du ticket ; annulation possible (avec re-crédit stock) tant que la vente n'est pas clôturée comptablement.

Rapports

Page /fournitures/rapports : 4 KPIs (chiffre d'affaires du mois, articles en alerte, top 5 articles vendus, taux de rotation moyen) + 4 cartes secondaires (consommation interne, articles en rupture, encaissements vs crédit, statistiques par catégorie).

Rôle dédié

Un rôle Magasinier est livré avec le module : accès en lecture/écriture aux pages /fournitures/* et à la caisse, sans accès aux modules sensibles (notes, paie, comptabilité). Activable par l'AdminEcole dans /utilisateurs.

Lettres types

Le module Lettres types fournit 24 modèles de courriers standards prêts à l'emploi (certificat de scolarité, convocation de parent, attestation de réussite, contrat de travail CDD/CDI, attestation de travail, note de service, etc.) avec pré-remplissage automatique des informations (élève, classe, parent, formateur, école) et génération PDF avec l'en-tête de l'école. Envoi multi-canal : téléchargement, Email avec PJ, WhatsApp (lien temporaire), SMS (lien court). Cf. docs/30-Module-Lettres-Types.md.

Bibliothèque

Page /lettres : grille des 24 modèles regroupés en 4 catégories — Vie scolaire élève (10 modèles), Personnel / RH (7 modèles), Administration externe (4 modèles), Communications internes (4 modèles). Recherche plein-texte sur libellé, code ou description. Cliquer sur une carte ouvre l'écran de génération.

Générer une lettre

Page /lettres/{id}/generer :

1. Choisir le mode :
   • Lettre pré-remplie : les variables (nom élève, classe, date…) sont substituées dans le modèle. Le corps est complet, vous n'avez plus qu'à imprimer/envoyer.
   • Papier à en-tête : seul l'en-tête de l'école est imprimé, le corps reste blanc pour saisie manuscrite.
2. Remplir le formulaire dynamique (les variables sont définies par modèle : {{eleve_nom}}, {{motif}}, etc.). Les variables manquantes sont signalées en rouge dans le PDF généré.
3. Cliquer sur Télécharger le PDF, ou utiliser un des 3 boutons d'envoi : Email (PJ jointe), WhatsApp ou SMS (lien temporaire valable 24h).

Raccourci depuis la fiche élève / formateur

Un bouton ✉ Lettres est présent dans la barre d'actions de chaque fiche élève (/eleves/{id}) et formateur (/enseignants/{id}). Il ouvre un picker filtré sur la catégorie pertinente (Vie scolaire élève ou Personnel) et déclenche le pré-remplissage automatique des variables eleve_* / enseignant_* / parent_* / classe_* à partir de la fiche.

Personnaliser un modèle

Page /parametres/lettres (AdminEcole uniquement) : liste des 24 modèles standards + vos modèles personnalisés. Bouton Éditer pour modifier le contenu HTML d'un modèle. Les modèles standards (Standard) peuvent être édités mais leur Code reste verrouillé (utilisé par les raccourcis applicatifs). Pour partir d'un modèle existant et créer une variante personnelle, utilisez le bouton Dupliquer.

Configuration de l'en-tête

L'en-tête PDF (logo, nom école, adresse, téléphone, couleur primaire, position du logo) est partagé avec les bulletins et les fiches de paie. Configuration dans /parametres onglet Logo & identité.

Fiche apprenant (vue en onglets)

La fiche apprenant a été réorganisée en 6 onglets pour faciliter la navigation entre les différentes facettes du dossier de l'élève :

1. Identité (onglet par défaut) — état civil, parents rattachés (avec badges « Responsable » et nombre d'enfants à l'école pour les fratries), boutons d'action (édition, archivage, envoi message au parent, génération bulletin).
2. Scolarité — graphique d'évolution des notes par matière sur l'année en cours + planning hebdomadaire de la classe.
3. Finances — récap des frais scolaires de l'année :
   • 3 tuiles KPI : Total dû, Payé, Solde restant (avec couleur rouge si solde > 0)
   • Barème de la classe (frais d'inscription + scolarité mensuelle)
   • Tableau détaillé des échéances mensuelles avec statut Payé / Partiel / Impayé, date paiement, moyen utilisé et numéro de reçu
   • Boutons « Gérer les frais » et « Enregistrer un paiement » (selon permission schoolfees.edit)
4. Documents — pièces justificatives de l'apprenant (acte de naissance, photo, certificats, etc.). Cf. section Documents officiels.
5. Lettres — historique des lettres générées pour cet élève :
   • Bouton « Nouvelle lettre » qui ouvre le picker pré-filtré sur la catégorie Vie scolaire élève (10 modèles disponibles)
   • Tableau des 50 dernières actions : date, modèle, mode (Pré-rempli / Papier à en-tête), canal (Téléchargé / Email / WhatsApp / SMS), destinataire, statut
   • Une ligne par action — si vous téléchargez puis envoyez par email, vous voyez les 2 actions tracées
6. Communication — historique des messages envoyés aux parents (Email, SMS, WhatsApp) avec statut d'envoi, sujet, contenu et message d'erreur en cas d'échec. Cf. section Communications parents.

Performance — les onglets Finances, Lettres et Communication chargent leurs données à la demande (lazy-load au premier clic), pas au chargement initial de la fiche. Pas de pénalité sur les profils basiques qui restent sur Identité/Scolarité.

Fiche formateur (onglet Finances + Lettres)

La fiche formateur compte désormais 5 onglets : Profil · Emploi du temps · Documents pédagogiques · Documents RH · Finances · Lettres.

Onglet Finances (paie annuelle)

Visible uniquement avec la permission teachers.salary.view (profil AdminEcole et DRH par défaut). Affiche pour l'année civile en cours :

• 3 tuiles KPI :
  • Total brut (bleu) — somme des salaires bruts
  • Total net versé (vert) — après cotisations salariales
  • Charges patronales (doré) — INPS patronal + TL + CFE + TFP + TEJ
• Tableau cotisations salariales versées (INPS + ITS retenu) + coût employeur total (= Brut + Charges patronales)
• Bouton « Voir le détail mensuel » qui ouvre la page Paie filtrée sur ce formateur

Onglet Lettres (historique des courriers RH)

Historique des lettres générées pour ce formateur (catégorie Personnel / RH : contrats CDD/CDI, attestation de travail, certificat de salaire, convocation entretien, etc.). Bouton « Nouvelle lettre » qui ouvre le picker pré-filtré sur la catégorie Personnel — les variables {{enseignant_nom}}, {{enseignant_code}}, {{enseignant_email}}, {{enseignant_telephone}} sont auto-remplies depuis la fiche.

Espace réseau (compte AdminGroupe)

Réservé aux promoteurs propriétaires de plusieurs établissements. Le compte AdminGroupe n'est pas rattaché à une école précise mais à un groupe scolaire (réseau). Au login, il atterrit sur /groupe et dispose d'un menu spécifique (Dashboard / Comparatif / Écoles).

Dashboard agrégé du réseau

Synthèse en temps réel de toutes les écoles du réseau :

• Effectifs apprenants totaux (toutes écoles confondues).
• Recouvrement consolidé (FCFA dû et payé, taux).
• Taux de présence sur 30 jours.
• Nombre de bulletins générés sur l'année scolaire.
• Tableau « Détail par école » qui ventile ces KPIs école par école, avec un bouton « Entrer » par ligne.

Comparatif inter-écoles

Page /groupe/comparatif avec sept KPIs en regard sur l'année scolaire courante :

1. Effectifs apprenants non archivés.
2. Taux de recouvrement scolarité.
3. Taux de présence sur 30 jours.
4. MRR : moyenne mensuelle des paiements 6 derniers mois.
5. Ratio élèves / enseignant.
6. Moyenne générale des notes sur 20.
7. Taux de réussite (bulletins avec moyenne ≥ 10).

Mise en page :

• Bandeau 7 KPIs réseau (moyennes).
• Six cartes podium « Top 3 » par KPI (effectifs, recouvrement, présence, MRR, moyenne, réussite) avec la 1ère place dorée.
• Carte focus avec sélecteur de KPI et bar chart.
• Tableau leaderboard détaillé : pour chaque école, rang (#1 doré, dernier rouge), valeur, écart vs moyenne réseau colorisé (+vert / −rouge), et sparkline 6 mois en SVG inline.

Entrer dans une école (vue promoteur)

Le promoteur clique sur le bouton « Entrer » à droite de n'importe quelle école active de son réseau (dashboard ou liste des écoles). Cela bascule immédiatement vers le dashboard de cette école avec un accès AdminEcole complet en lecture-écriture :

• Tous les menus école sont accessibles (apprenants, notes, bulletins, finances, paramètres, etc.).
• Le promoteur peut modifier à souhait n'importe quelle donnée — il est propriétaire de l'école.
• Un bandeau violet « Vue réseau » reste affiché en permanence en haut de l'écran avec le nom de l'école visitée et un lien « Quitter la visite » qui revient à /groupe.
• Toutes les modifications sont auditées sous l'identité réelle du compte AdminGroupe (avec le tenant impersonné dans l'audit log).

Sécurité : un AdminGroupe ne peut entrer que dans les écoles de son propre réseau — toute tentative cross-groupe est bloquée côté serveur avec un 403.

Bibliothèque : catalogue externe et rédaction

Importer des manuels libres (Wikibooks, OpenLibrary)

Depuis /bibliotheque/recherche-externe, on peut piocher des manuels scolaires directement dans des bases publiques :

• Wikibooks (FR) — manuels libres en français.
• OpenLibrary — métadonnées + PDF Internet Archive.
• URL manuelle — coller le lien d'un PDF connu pour l'importer directement.

Cinématique : saisir la recherche → choisir le provider → cliquer « Importer » sur un résultat. Le PDF est téléchargé, stocké dans le quota de l'école, et apparaît dans le catalogue interne avec un badge « Externe » et la source. Visionneuse PDF.js intégrée pour consultation en ligne sans téléchargement.

Rédiger ses propres manuels scolaires

Le module Manuels auteur permet à un enseignant ou directeur d'écrire un manuel scolaire complet directement dans l'application.

Création et édition

Depuis /bibliotheque/mes-manuels :

1. Cliquer « Nouveau manuel ».
2. Saisir titre, matière, niveau, description.
3. Ouvrir l'éditeur — un éditeur bloc-WYSIWYG (EditorJS) avec :
   • Titres hiérarchiques (h1, h2, h3).
   • Listes à puces et numérotées.
   • Citations, blocs de code, avertissements.
   • Images (upload direct, redimensionnement).
   • Tableaux.
   • Formules mathématiques KaTeX (LaTeX inline).
   • Délimiteurs et surligneur.
4. Auto-save toutes les 30 secondes ; bouton « Enregistrer » manuel.

Versions

Chaque sauvegarde crée une nouvelle version (révision auto-incrémentée). On peut revenir à une version antérieure depuis l'onglet « Versions » de la fiche manuel.

Génération PDF

Bouton « Générer le PDF » — produit un PDF officiel (QuestPDF) avec page de couverture (titre + auteur + école), sommaire automatique, numérotation des pages, en-tête et pied de page. Le PDF est stocké dans le quota de l'école et téléchargeable depuis la fiche.

Publication

Bouton « Publier » — popup avec choix de visibilité :

• École uniquement — visible à tous les utilisateurs de votre école.
• Groupe scolaire (uniquement si votre école appartient à un groupe) — visible à toutes les écoles du réseau.
• Catalogue OER public — soumission à modération AdminCentral. Si approuvé, le manuel est visible à toutes les écoles ScolaPro ; sinon, vous recevez un commentaire de rejet.

Services numériques (portail parent)

Si votre école active les services numériques ScolaPro pour les parents, une redevance mensuelle de 1 000 à 2 000 FCFA par enfant est facturée au parent pour l'accès au portail (notifications push, bulletins en ligne, suivi temps réel des présences et des notes).

Côté parent (portail)

Depuis /portail/services-numeriques :

• Voir le tarif appliqué par l'école pour vos enfants.
• Activer ou désactiver l'abonnement pour chaque enfant.
• Consulter l'historique des factures mensuelles avec statut (En attente / Payée).

Au paiement de la facture mensuelle de scolarité (Mobile Money, espèces, virement), le frais numérique est automatiquement marqué payé et la portion correspondante est reversée à ScolaPro par split bancaire (Wave natif, Orange Money applicatif).

Côté école (AdminEcole)

Depuis /parametres/services-numeriques :

• Voir la liste des parents ayant activé le service.
• MRR estimé du mois (revenu mensuel récurrent).
• Configurer le tarif appliqué à votre école (sinon, le tarif du plan tarifaire SaaS s'applique).

Sur le reçu mensuel de scolarité, la ligne « Frais numérique ScolaPro » apparaît séparément du montant scolarité pour la transparence parent.